Admicom

Het vorige boekjaar (2020) wordt voorlopig afgesloten. In dit boekjaar kan nog geboekt worden. Het jaar daarvoor (2019) wordt voorlopig definitief afgesloten. In dit boekjaar kan niet meer in de subadministratie geboekt worden. Correcties in periode 13 en 14 worden pas meegenomen naar de beginbalans wanneer het boekjaar definitief wordt afgesloten.

In een voorlopig afgesloten periode kunt u alle boekingen nog doen. In een voorlopig definitief afgesloten periode kunt u geen boekingen of wijzigingen meer doen, maar u kunt deze wel terugzetten naar voorlopig. In een definitief afgesloten periode kunt u niet meer boeken.

In een voorlopig afgesloten boekjaar kunt u nog boeken. In een definitief afgesloten boekjaar kunt u niet meer boeken. Een boekjaar kan ook de status voorlopig definitief hebben. In dat geval kunnen uitsluitend nog memoriaal boekingen gemaakt worden in de correctieperiodes op balansrekeningen waaraan geen subadministratie is gekoppeld.

In de boekhouding kunt u via de optie printen > openstaande runs zien in welke dagboeken u nog een openstaande run heeft staan. Deze moet u doorboeken, of afvoeren indien dit lege runs zijn. Een lege run voert u af door in de run te gaan en vervolgens invoeren > afvoeren lege run.

Let op! Openstaande run(s) kunnen voorkomen in meerdere boekjaren.

Voor het openen van een openstaande run in de boekhouding, gaat u in het onderdeel Boekhouding naar het tabblad Dagboeken en klikt u met de rechter muisknop op het betreffende dagboek. Vervolgens kiest u voor Overzicht Openstaande Run(s). Het scherm dat opent toont de openstaande run(s). U opent een run door te dubbelklikken met de linker muisknop.

Voor het openen van openstaande run(s) in het onderdeel Betalingen kiest u vanuit het hoofdmenu voor financieel > betalingen > crediteuren betalingen. Op de kaart kiest u voor de knop . Zijn er meerdere openstaande runs, dan krijgt u die vervolgens in beeld. U opent een run door te dubbelklikken met de linker muisknop. Zijn er betalingen geselecteerd, dan kunt u die verwijderen door in het scherm, via de rechter muisknop, te kiezen voor Verwijderen alle betalingen. Vervolgens kiest u in het menu voor data > afvoeren lege run.

Kies vanuit het hoofdmenu voor financieel > boekhouding. U bent nu terecht gekomen in het huidige boekjaar van de boekhouding. Om over te schakelen naar een vorig boekjaar, dient u boven in de boekhouding te klikken op periode > vorig boekjaar. Nu heeft u de keuze om naar het boekjaar te gaan waarin u eventuele boekingen wilt terugzien.

Wanneer facturen in het inkoopdagboek geboekt worden, dan moet het vorige boekjaar geopend worden en kan daar de inkoopboeking gemaakt worden.

Maakt u gebruik van de module Inkomende facturenregister (IFR), dan heeft u de optie invoegen > nieuw (vorig boekjaar). Met deze optie kunt u de inkoopfactuur in het vorige boekjaar boeken en krijgt de factuur ook een nummer uit het vorige boekjaar.

Het is alleen mogelijk om een gehele run in hetzelfde boekjaar in een andere periode te zetten. Ga vanuit het onderdeel Boekhouding naar onderhoud > overige > wijzigen periode van run. Vervolgens selecteert u de journaalpost die gewijzigd moet worden. Daarna selecteert u de periode waarin de journaalpost geboekt moet worden.

Let op: het is niet mogelijk om een run over te zetten naar een ander boekjaar!

Wanneer de factuur in het verkeerde boekjaar is doorgeboekt, dan is het niet meer mogelijk om dit ongedaan te maken. De factuur moet dan gecrediteerd worden en opnieuw aangemaakt in het juiste boekjaar.

Ga vanuit het hoofdmenu naar financieel > boekhouding. Staat het juiste boekjaar open, dan klikt u in de boekhouding op onderhoud > exporteren auditfile.

Bij Bestandsnaam en Comprimeren vindt u de locaties waar de bestanden naartoe geëxporteerd worden. Dit wordt standaard ingevuld door Vakware, maar u bent vrij om dit aan te passen naar een door u zelfgekozen map. Het gecomprimeerde bestand (.xfc) is een ingepakte versie van uw Auditfile. Deze is kleiner van formaat en dus makkelijker om te versturen.

U kunt de autonummering instellen in de bedrijfsgegevens. Binnen Vakware wordt bij diverse onderdelen gebruik gemaakt van nummering. Bijvoorbeeld bij de facturering, calculatie, werkenadministratie, etc.

Ga vanuit het hoofdmenu in Vakware naar onderhoud > bedrijfsgegevens. Ga naar het tabblad facturering en klik vervolgens op het icoon achter de factuurnummering . Dit werk hetzelfde voor het tabblad Werken, calculatie, etc.